¿Usar el correo electrónico como lista de tareas?

Aparte de las reuniones, en persona, por teléfono o por vídeo-conferencia, el correo electrónico es la herramienta más usada para intercambiar información, opiniones o compartir tareas y trabajo. A pesar de que todos los métodos de productividad desaconsejan utilizar el email como repositorio de tareas, esto a veces se convierte en algo muy difícil.
Si llevas tus tareas en una lista aparte, como dicen los cánones, éstas se pueden quedar rápidamente desactualizadas a medida que los hilos de conversación del email se van llenando de respuestas, ficheros, actualizaciones, etc.
En algún momento hace años decidí convertir mi buzón de correo electrónico en el repositorio de tareas. Ya se que no es muy ortodoxo, pero con ciertos trucos creo que he conseguido que no sea un gran problema. He aquí mis recetas:
Usa las carpetas. Algunos clientes de email permiten crear un árbol de carpetas en las que se puede clasificar el correo. Otros sistemas, como Gmail, usan las etiquetas para esa misma función. Yo uso una carpeta para cada proyecto, los cuales los agrupo a su vez en carpetas por temática. También los grupos de tareas habituales tienen su propia carpeta.
El asunto es importante. Tiene que reflejar más o menos claramente en que consiste la tarea. No son adecuados asuntos como “Lo que hablamos” o “Tareas”. Es mejor que digan “Seguimiento proyecto X” o “Entrega del documento Y”. Tampoco es bueno -y esto es una práctica habitual- que en un correo se hable de muchos temas o, peor aún, usar un correo con un determinado asunto para contestar con otro.

Etiquetar con categorías. En mi caso, tengo una lista bastante larga de categorías. Para el tipo de tarea, utilizo las categorías “To do”, “Follow up”, “Some day” o “Info”, por ejemplo. Así se lo que tengo que hacer, lo que tengo que vigilar que se haga, datos que me pueden hacer falta, o tareas que periódicamente revisaré para saber si ya es momento de hacerlas. Para los contextos utilizo también categorías: para la urgencia, para la persona con la que debo tratar esa tarea, para los departamentos para los que es el trabajo…

Marcas de seguimiento. Finalmente, un correo es sólo una tarea si éste tiene una marca de seguimiento, con o sin fecha, eso depende de la tarea. Determinadas vistas en mi cliente de correo me permiten ver todos los correos/tarea, ordenados o clasificados por prioridad, tipo, o el criterio que necesite para poder seleccionar lo siguiente que haré.
Además, en cada hilo, sólo el último correo está marcado con seguimiento, categorías o etiquetas. Unas macros construidas para tal fin, se aseguran de que sólo el último de la cadena está marcado y de ese modo puedo saber exactamente en que estado se encuentra la tarea.
Estos pequeños trucos los he utilizado tanto con GMail como con Outlook -cada uno tiene sus peculiaridades-, pero gracias a ello tengo bajo control todas mis tareas a realizar o seguir; aquellas que no están en la agenda por tener una fecha concreta.
He llegado al punto de enviarme correos electrónicos a mi mismo para apuntarme cosas en mis “listas”. No es un sistema perfecto, pero es de gran ayuda.

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